PKV Excel-Tracking für PKV-Belege: Die perfekte Spaltenstruktur
Bei der privaten Krankenversicherung zahlst du zunächst selbst und reichst dann Belege zur Erstattung ein. Eine Excel-Tabelle mit der richtigen Spaltenstruktur zeigt dir auf einen Blick, welche Belege noch offen sind, welche Erstattungen ausstehen und wie viel Geld dir insgesamt zusteht.
Warum Excel-Tracking sinnvoll ist
Ohne systematisches Tracking verlierst du schnell Geld. Ein typischer Fall: Du bezahlst eine Arztrechnung über 250 €, legst sie zur Seite – und vergisst die Einreichung. Nach einem Jahr ist die Beihilfe-Frist abgelaufen, und du bleibst auf Kosten sitzen.
Mit einer gepflegten Übersicht passiert das nicht. Du siehst sofort:
- Welche Belege noch eingereicht werden müssen
- Welche Einreichungen noch nicht erstattet wurden
- Wie viel Geld dir insgesamt noch zusteht
Die Basis-Spalten: Das Minimum
Diese sechs Spalten brauchst du mindestens für ein funktionierendes Tracking:
| Spalte | Beschreibung | Format/Beispiel |
|---|---|---|
| Datum | Rechnungsdatum, nicht Zahlungsdatum | 15.03.2025 |
| Patient | Wer war beim Arzt? | Max (Kind) |
| Aussteller | Wer hat die Rechnung gestellt? | Dr. Müller, Zahnarzt |
| Betrag | Rechnungsbetrag brutto | 187,50 € |
| Kategorie | Art der Leistung | Zahnarzt |
| Rechnungsnummer | Nummer auf der Rechnung | 2025-0042 |
Mit diesen Spalten kannst du sofort nach Person, Kategorie oder Zeitraum filtern und behältst den Grundüberblick.
Tracking-Spalten: Status und Erstattung
Jetzt wird's spannend. Diese Spalten helfen dir, den Status jedes Belegs zu verfolgen:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Status | Dropdown: Offen, Eingereicht, Erstattet, Teilweise erstattet, Abgelehnt |
| Eingereicht am | Datum der Einreichung |
| Einreichungsweg | App, E-Mail, Post |
| Erstattungsbetrag | Was tatsächlich gezahlt wurde |
| Erstattet am | Datum des Zahlungseingangs |
| Differenz | Formel: Betrag minus Erstattung |
Status-Workflow:
OFFEN → EINGEREICHT → ERSTATTET
Bedingte Formatierung für den Status: - Rot = Offen (erfordert Handlung) - Gelb = Eingereicht (wartet auf Erstattung) - Grün = Erstattet (abgeschlossen)
So siehst du den Bearbeitungsstand auf einen Blick.
Erweiterte Spalten für Beihilfe-Berechtigte
Wenn du beihilfeberechtigt bist, brauchst du zusätzliche Spalten für die Aufteilung zwischen Beihilfe und PKV:
| Spalte | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Beihilfesatz | Dein Erstattungssatz | 70 % |
| Beihilfefähig | Beihilfefähiger Betrag | 187,50 € |
| Beihilfe-Erstattung | Erwarteter/erhaltener Betrag | 131,25 € |
| PKV-Erstattung | PKV-Anteil | 56,25 € |
| BEE-Erstattung | Ergänzungstarif (falls vorhanden) | 0,00 € |
| Eigenanteil | Was du selbst zahlst | 0,00 € |
Die Beihilfesätze sind in der Bundesbeihilfeverordnung (BBhV) geregelt:
| Status | Beihilfesatz |
|---|---|
| Beamte ohne/mit 1 Kind | 50 % |
| Beamte mit 2+ Kindern | 70 % |
| Pensionäre | 70 % |
| Ehepartner (unter Einkommensgrenze) | 70 % |
| Kinder | 80 % |
Erweiterter Status-Workflow für Beihilfe:
OFFEN → BH EINGEREICHT → BH ERSTATTET → PKV EINGEREICHT → VOLLSTÄNDIG ERSTATTET
Lege für jeden Schritt ein separates Datumsfeld an: - Datum Beihilfe eingereicht - Datum Beihilfe erstattet - Datum PKV eingereicht - Datum PKV erstattet
Selbstbehalt und Beitragsrückerstattung
Viele PKV-Tarife bieten eine Beitragsrückerstattung, wenn du wenig oder keine Leistungen einreichst. Dafür musst du deinen Selbstbehalt im Blick behalten:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Selbstbehalt relevant | Ja/Nein – zählt für Selbstbehalt? |
| Bei PKV eingereicht | Ja/Nein – wurde tatsächlich eingereicht? |
| Selbstbehalt kumuliert | Laufende Summe im Jahr |
Beispielrechnung – Lohnt sich die Einreichung?
- Jährliche Beitragsrückerstattung: 800 €
- Selbstbehalt im Tarif: 600 €
- Bisherige Kosten im Jahr: 200 €
- Aktuelle Rechnung: 150 €
In diesem Fall: Wenn du die 150 € selbst zahlst, bleibst du bei 350 € (unter dem Selbstbehalt) und erhältst die volle Rückerstattung von 800 €. Die Einreichung würde dich 800 € – 150 € = 650 € kosten.
Formeln, die dir Zeit sparen
Diese Excel-Formeln erleichtern dein Tracking:
Beihilfe-Erstattung berechnen:
=Betrag * Beihilfesatz
PKV-Erstattung berechnen:
=Betrag * (1 - Beihilfesatz)
Eigenanteil berechnen (mit BEE):
=Betrag - Beihilfe - PKV - BEE
Offene Belege zählen:
=ZÄHLENWENN(Status-Spalte;"Offen")
Summe ausstehender Erstattungen:
=SUMMEWENN(Status-Spalte;"Eingereicht";Betrag-Spalte)
Durchschnittliche Bearbeitungszeit (in Tagen):
=MITTELWERT(Erstattet-am - Eingereicht-am)
Mit dieser Struktur behältst du alle Belege im Griff und verpasst keine Erstattung mehr. Für einen strukturierten Ablageort deiner Dokumente siehe auch unseren Artikel zur bewährten Ordnerstruktur.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar.